Le technicien-conseil d’action sociale

La Caf de la Loire verse des prestations de service aux gestionnaires d’équipements ayant signé une convention avec elle, pour leurs offres de services dans les domaines de l’enfance, de l’accueil de loisirs, de l’animation de la vie sociale et de la parentalité. Le conseil d’administration de la Caf alloue également aux structures des subventions de fonctionnement et des aides à l’investissement. D’autre part, il définit chaque année un dispositif d’aides financières à destination des allocataires.

Sous la responsabilité de Didier Roche, le pôle administratif d’action sociale (PAAS) de la Caf est chargé de la gestion de l’ensemble de ces aides. Au sein de ce pôle,  une équipe de 9 techniciens-conseil d’action sociale et de deux référents, répartis sur les sites de Roanne et de St-Etienne, gère l’instruction et le suivi administratif des aides collectives et des aides individuelles.

Questions à…

Fatima Kchai, technicien-conseil d’action sociale à la Caf de la Loire

Depuis quand travaillez-vous au sein du service administratif du Pôle d’action sociale ?

Je suis entrée à la Caf en 2000, pour travailler directement dans ce service. A l’époque, je m’occupais, comme plusieurs de mes collègues, uniquement des aides individuelles versées aux allocataires, tandis que les aides collectives étaient traitées par la référente du service et deux  autres techniciens. Au fil du temps, la gestion des aides collectives a pris de plus en plus d’ampleur, en particulier avec l’arrivée de la maîtrise des risques.  Aujourd’hui, tous les techniciens gèrent les deux types d’aides.

Comme beaucoup de services, la fusion des Caf de Roanne et de St-Etienne, en octobre 2011, a conduit le PAAS a se réorganiser. Comment s’articule le travail des techniciens sur les deux sites de Roanne et St-Etienne ?

Pour gérer les aides collectives, chaque technicien est chargé d’un portefeuille de structures, pour lesquelles il est l’interlocuteur privilégié. En ce qui me concerne, j’ai en charge le suivi d’environ 70 dossiers.

Les partenaires ont-ils adopté ce fonctionnement ?

Oui, ils l’ont bien intégré, aussi bien par mail que par téléphone. Ils apprécient que ce soit une personne définie qui s’occupe de leur dossier. Grâce à cette relation privilégiée, on arrive à bien se connaître.

En quoi consiste la gestion des aides collectives ?

Nous effectuons le suivi des prestations de service tout au long de l’année. Les gestionnaires de structures nous envoient un budget prévisionnel, en début d’année, dans lequel ils indiquent une estimation de l’activité à venir, en termes de temps d’accueil, de dépenses… Nous calculons la prestation de service correspondant à cette estimation. Puis, chaque trimestre, les gestionnaires nous fournissent des déclarations d’activités, notamment à l’aide de l’outil de télédéclaration SIEJ (Site d’information enfance jeunesse). En fin d’année, ils doivent nous transmettre le compte de résultats, lequel nous permet de recalculer le montant de la prestation de service effectivement due. Ensuite, le cas échéant, on fait une régularisation par rapport à ce qui a été versé en début d’année.

D’autre part, nous traitons les dossiers de demande de subventions d’investissement et de fonctionnement. Ces aides sont accordées aux structures en fonction de leurs besoins (nouvelle construction, nouveaux projets…). Nous sommes souvent en relation avec les gestionnaires afin de compléter les dossiers.

Dans l’ensemble, il n’est pas toujours évident de récupérer les justificatifs dans les délais impartis. Nous sommes contraints de relancer régulièrement certains partenaires, que ce soit pour la transmission des pièces manquantes pour les demandes de subventions, ou pour la saisie des données sur SIEJ.

Vous traitez également les aides individuelles allouées aux allocataires. Comment leur gestion est-elle organisée ?

Nous n’avons pas de portefeuille d’allocataires. Tous les techniciens du service, qu’ils travaillent à Roanne ou à Saint-Etienne, traitent les demandes des allocataires de l’ensemble du département. Comme tous les courriers sont numérisés et classés dans une corbeille de travail unique, notre situation géographique n’a pas d’importance.

Il s’agit notamment de demandes de bourses pour le Bafa,  ainsi que d’aides à l’équipement ménager et mobilier. Nous traitons aussi de plus en plus de demandes d’aides pour les assistantes maternelles.

Les appels téléphoniques des allocataires sont traités en première instance par les conseillers de service à l’usager de la plateforme téléphonique. Si la complexité des questions nécessite notre intervention, nous recontactons l’allocataire, le plus souvent par téléphone.

Votre travail vous conduit à avoir des contacts avec des interlocuteurs variés. Cette dimension relationnelle est-elle importante dans l’exercice de votre métier ?

C’est même essentiel, sans cela, nos dossiers auraient du mal à aboutir. Contacter nos partenaires et les allocataires nous permet de leur expliquer nos modes de fonctionnement et ainsi de traiter les dossiers plus rapidement. Nous leur réclamons de nombreuses pièces justificatives, mais nos partenaires l’acceptent assez bien, dans la mesure où nos échanges sont conviviaux.

Les contacts par téléphone et par mail se sont multipliés au fil du temps. Quant à moi, j’apprécie beaucoup cet aspect de mon travail qui me permet de me “sortir du papier”.